С недавних пор в действие был введен Федеральный Закон 54, согласно которому каждое предприятие, связанное с торговлей, обязано использовать онлайн-кассы и, соответственно, регистрировать электронные копии всех чеков по финансовым операциям. Это касается как обычных магазинов, так и виртуальных. Исключение распространяется только на те поселки, где физически нет возможности обеспечить бесперебойный доступ к интернету. При этом может использоваться электронная подпись для кассы, то есть, для её создания, регистрации в ФНС, внесения изменений в регистрационные данные. Это удобно, так как позволяет полностью отказаться от посещения налоговой для проведения всех этих операций, а отправка фискальных данных будет проводиться автоматически. А какая необходима ЭЦП для регистрации онлайн касс, как ею правильно пользоваться?
Законодательные положения и требования
Всего можно выделить три вариации электронных подписей, официально используемых на территории Российской Федерации:
- Простые. Используются для предварительной авторизации пользователя. Чаще всего представляет собой связку логин/пароль или одноразовый цифровой код.
- Усиленные неквалифицированные. Ранее только они допускались для создания электронных документов, взаимодействия с порталом Госуслуг, в том числе и ФНС. В скором времени они будут упразднены.
- Усиленные квалифицированные. От неквалифицированных отличаются особым алгоритмом шифрования, который отвечает требуемым нормативам ГОСТ.
Для подачи заявления на регистрацию кассы заявителю также потребуется установить на свой компьютер программу «КриптоПро CSP» — она используется для генерации и установки персонального сертификата в ОС, а также для заверения электронных документов (в том числе и заявления).
Что дает наличие электронной подписи?
С помощью усиленной квалифицированной подписи можно:
- вести бухгалтерский и фискальный учет с использованием электронных документов;
- регистрировать онлайн-кассы;
- удаленно подписывать договор об обслуживании с ОФД (эти организации и обеспечивают канал связи для обмена фискальными данными с ФНС, они же дают возможность сохранять электронные копии чеков);
- запрашивать справки и выписки в ФНС;
- менять регистрационные данные онлайн-касс, закрывать их, открывать новые.
В-общем, электронная подпись для виртуальных кассовых аппаратов дает возможность полноценно с ними работать без посещения налоговой. А если ещё и расчетный счет открыт в таком банке, как Сбербанк, то даже банк посещать не потребуется для настройки работы с выбранным ОФД. Более того, банк предоставляет доступ к удобному инструменту по работе с онлайн-кассами на базе своих серверов (выступая в качестве оператора фискальных данных, но услуга платная).
Нет, зарегистрировать кассу можно и без ЭЦП, но для этого придется посещать и представительство банка, в котором обслуживается юридическое лицо, и региональное представительство ФНС.
И при этом сейчас действуют нормативы, согласно которым отчетность обязательно сдается в электронном виде. А цифровые документы с юридической силой без электронной подписи создать невозможно. Поэтому хоть кассу зарегистрировать без неё и можно, но для выполнения всех условий ФЗ 54 подпись все же потребуется.
Как получить ЭЦП для онлайн касс?
Как сделать электронную подпись для онлайн кассы и отправки электронных деклараций? Сейчас для этого потребуется:
- На сайте Минкомсвязи выбрать ближайший удостоверяющий центр, поддерживающий выдачу квалифицированных электронных подписей. На сайте указаны все действующие аккредитованные организации с сортировкой по регионам.
- Отправить запрос в выбранный удостоверяющий центр на регистрацию ЭЦП.
- Отправить (или лично предоставить) пакет документов. Это необходимо для верификации личности, для которого подпись и будет изготовлена. Обязательно следует указать цель использования сертификата.
- Дождаться изготовления подписи, забрать её в ближайшем пункте выдачи (их адреса следует уточнять в удостоверяющем центре).
Услуга изготовления электронной подписи для регистрации онлайн кассы платная, обойдется примерно в 1,5 – 3 тысячи рублей, в зависимости от региона. Также многие удостоверяющие центры предлагают сразу же оформить и онлайн-кассы, соглашение с ОФД, изготовление USB-токена с закрытым ключом ЭЦП. Использовать эти услуги необходимо по своему усмотрению. Желательно заблаговременно уточнить информацию в банке, где зарегистрирован расчетный счет, не предлагают ли они услуги по обслуживанию онлайн-касс. Большая часть нынешних банков предоставляет их в рамках эквайринга, обойдется это практически бесплатно.
Изготовление электронной подписи для онлайн касс занимает примерно 2 – 4 дня. Срок действия выданного ключа – 12 месяцев, по истечению данного периода потребуется повторно выпустить ЭЦП.
Регистрация онлайн-касс с использованием ЭЦП
До регистрации кассы онлайн с ЭЦП рекомендуется определиться с оператором фискальных данных, с которым будет сотрудничать предприниматель. В принципе, можно обойтись и без него, обратившись напрямую в ФНС, но это будет менее удобно, а ещё повлечет покупку специального оборудования, представляющего собой шлюз для связи с сервером налоговой (именно туда и будут отправляться все данные по финансовым операциям с применением кассы).
Далее потребуется:
- подать заявление в ОФД по форме провайдера (можно и в онлайн-режиме);
- предоставить пакет документов для регистрации ККТ (в электронном виде тоже допускается);
- указать адрес организации, где будет использоваться онлайн-касса;
- указать номер и марку фискального накопителя (если он используется, при работе через ОФД эту информацию провайдер самостоятельно предоставит в ФНС).
Если заявление подается в электронном виде, то его обязательно заверяют усиленной квалифицированной подписью.
Если заявление отправляют напрямую в ФНС, то в нем также указывают ИНН и наименование провайдера фискальных данных (если касса не будет использоваться в автономном режиме).
Сразу после рассмотрения заявки онлайн-касса добавляется в реестр, сведения о ней можно получить в выписке из ЕГРЮЛ (или ЕГРИП). Убедиться в успешном добавлении и регистрации кассы можно запросив бесплатно электронную выписку на сайте ФНС (для этого даже не потребуется авторизация на сайте).
А вот из документов для подачи заявления понадобятся:
- паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- выписка из реестра ФНС;
- справка о регистрации юрлица или ИП.
В некоторых случаях могут запрашиваться документы об открытии расчетного счета, копии лицензий на ведение деятельности (для тех видов, которые обязательно сертифицируются). Рассмотрение заявки занимает до 3 рабочих дней.
Взаимодействие с ФНС
После создания кассового аппарата с использованием ЭЦП предприниматель получает возможность быстро регистрировать новые онлайн-кассы, менять регистрационные данные и даже отслеживать в режиме реального времени все проводимые финансовые операции. Удобней всего это реализовано через программные платформы операторов фискальных данных или через ПО от банков, в которых обслуживается расчетный счет (там же можно менять параметры работы платежных терминалов, если таковые установлены в магазине).
Также вышеуказанные операции можно проводить на портале ФНС, авторизация на сайте www.nalog.ru выполняется через квалифицированную электронную подпись. Правила взаимодействия с персональным кабинетом описаны детально в ФЗ 54, пункт 4.2. При наличии ЭЦП регистрироваться на сайте не нужно, но в данных аккаунта потребуется указать действующий номер мобильного, адрес электронного почтового ящика. После подтверждения контактных данных открывается доступ ко всем функциям портала Госуслуг.
Итого, нужна ли ЭЦП для онлайн касс? Только если заявка на их регистрацию подается в электронном виде, так как документ обязательно подписывают квалифицированным ключом. В дальнейшем подпись потребуется только для входа в кабинет пользователя на сайте ФНС и внесения изменений в регистрационные данные.
