Как подписать файл Word с помощью ЭЦП (видео)

 Инструкции          Обсудить

Процесс подписания документа ворд

В документообороте РФ допускается использовать электронные документы. Стандартом при этом являются файлы, созданные с помощью ПО Microsoft Office, в частности – в текстовом редакторе Word. Вот только для предоставления юридической силы документу, его необходимо подписывать с помощью электронной цифровой подписи. Как подписать ЭЦП документ ворд, какие дополнительные программы для этого понадобятся?

Системные требования

Экспертное мнение
Мнение эксперта
Алексей Борисович
Специалист по программному обеспечению
Задать вопрос эксперту

Для подписания документа Word с помощью ЭЦП необходимо использовать компьютер, удовлетворяющий следующим системным требованиям:

  • операционная система – Windows 7 и старше;
  • текстовый редактор – Word 2003 (рекомендуемая версия – 2010 и выше, в этом случае несовместимости в расширении документов не будет) или же LibreOffice Text (4.4.4 и старше, данная программа предлагает ограниченный функционал, её использование не рекомендуется, так как могут возникать сбои в работе);
  • браузер – Internet Explorer 7 и старше, Google Chorme актуальной версии;
  • дополнительное ПО – Крипто-Про CSP версии 3.6 и выше.

 

Также стоит учесть, что для открытия документа Word с электронной подписью у получателя файла на ПК обязательно должен быть установлен плагин Крипто-Про Office Signature, являющийся частью Крипто-Про CSP (версии 3.6 и старше, является бесплатным дополнением). Технические требования – соответствующие минимальным для запуска и работы Microsoft Office редакции 2003 и старше.

Дистрибутив программы Крипто-Про Office Signature расположен на официальном сайте компании http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

На текущий момент Microsoft также опубликовал публичную бета-версию Microsoft Office 2019. В ней возможность работы с подписанными документами тоже имеется, однако данный функционал ограничен до тех пор, пока не будет выпущена финальная версия офисного пакета ПО.

Как подписать документ

Как подписать документ в ворде электронной подписью?

Первым делом необходимо полностью завершить редактирование файла, так как после подписи такая возможность уже не будет доступна (документ можно будет открыть лишь в режиме «Для чтения», а его редактирование приведет к удалению подписи и, соответственно, потере юридической силы).

 В Word 2003 после окончания редактирования необходимо :

  • выбрать «Сервис», перейти в «Параметры», а там – во вкладку «Безопасность»;
  • выбрать «Цифровые подписи»;
  • из всех пользователей выбрать того, чьей подписью будет заверен документ;
  • сохранить файл.

Естественно, чтобы осуществить подпись документа через ЭЦП в ворде предварительно необходимо установить сертификат в систему через Крипто-Про CSP (инструкция, как правило, прикладывается к USB-токену).

В Word 2007 и старше процесс добавления ЭЦП несколько иначе. Чтобы подписать цифровой подписью документ в Word нужно:

  • перейти в меню «Файл», далее – «Подготовить»;
  • выбрать «Добавить цифровую подпись»;
  • из списка пользователей выбрать того, чья подпись будет прикреплена к файлу.

Документ, подписанный в Word 2003 можно использовать в более старших вариантах Microsoft Office. Но если вордовский документ создан в Word 2007, то в Word 2003 он попросту не откроется. Именно по этой причине использовать Microsoft Office версии 2003 не рекомендуется. Все это детально расписано на официальном сайте Крипто-Про. Аналогичным образом, кстати, подписываются и документы Excel, системные требования – такие же.

При использовании MacOS функционал криптографии будет ограничен, разработчики Крипто-Про не гарантируют нормальную работу ПО (как правило, в таких случаях используют Wine, позволяющий запускать программы Windows на сторонних операционных системах).

Как удалить подпись

Чтобы удалить подпись необходимо открыть документ в текстовом редакторе от Microsoft Office, щелкнуть правой кнопкой мыши на строке с сервисным сообщением (располагается под верхним меню) и выбрать «Удалить подпись», после – подтвердить проведение операции. После этого останется лишь сохранить документ.

Удаление впоследствии дает возможность отредактировать сам документ, но для его заверения потребуется повторно провести установку ЭЦП по вышеуказанному алгоритму.

Распространенные проблемы

Самые распространенные причины, почему подпись ЭЦП в ворде не происходит
  • не установлен сертификат в систему (данную операцию вправе провести лишь администратор, поэтому стоит обращать внимание и на полномочия профиля);
  • не установлен Крипто-Про (но при этом используется Microsoft Office версии 2007 и старше);
  • попытка использования плагин Крипто-Про при установленном Microsoft Office 2003;
  • срок действия сертификата истек;
  • попытка заверения ранее уже подписанного файла одним и тем же сертификатом (несколько ЭЦП может быть, но только если они принадлежат разным лицам);
  • использование несовместимой версии Windows.

Использование невидимых подписей

Такие ЭЦП используются для заверения внутренней документации, для подтверждения целостности созданного файла. Информация об используемом ЭЦП при этом будет отображаться лишь в свойствах текстового файла (увидеть их можно кликнув правой кнопкой мыши по файлу и выбрав «Свойства» — актуально только при установленном Microsoft Office).

ЭЦП при этом интегрируется аналогичным образом. Единственный нюанс – необходимо выбрать не только пользователя, но затем ещё и указать тип используемого ЭЦП.

Невидимые подписи работают не только в Ворд, но и Excel, PowerPoint и исключительно в пакете прикладных программ Microsoft Office ( в LibreOffice такой функционал отсутствует на текущий момент).

Рисунок ключа эцпИтого, чтобы подписать с помощью ЭЦП Word необходимо предварительно установить сертификат в систему. Далее – завершить создание и редактирование файла, после – с помощью меню добавить подпись и сохранить. При попытке отредактировать файл Ворд ЭЦП с него будет удалена (в «Свойствах» тоже не будет отражаться). Соответственно, заверенный документ изменить уже не получится, поэтому он и приравнивается к обычному бумажному с ручной подписью и печатью.

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *