Сейчас наблюдается положительная тенденция в плане использования электронного документооборота. По статистике ФНС, на сегодняшний день в крупных городах порядка 45% налогоплательщиков финансовую отчетность подают именно «онлайн», то есть, как электронные документы. Это позволяет отчитаться перед налоговой без посещения их представительства, тем самым экономя немалое количество времени. Единственный нюанс – для использования такой услуги юридическому лицу потребуется получить электронную подпись, так как только с ней возможно подписать документ и придать ему юридическую силу. Каким образом оформляется электронная подпись для юридических лиц, как ею воспользоваться? С какими нюансами можно столкнуться при её получении?
Законодательный аспект электронных подписей
Четкое пояснение того, что представляет собой электронная подпись, дано в ФЗ 63 от 2011 года (последняя редакция — 2016).
Согласно закону, электронная цифровая подпись для юридических лиц выдается уполномоченному на то лицу от организации. Кому именно – решает именно руководство компании, основываясь на своих личных побуждениях. Чаще всего получением электронной подписи для юридического лица занимается сам руководитель, на него же оформляется цифровой сертификат. Реже это поручается главному бухгалтеру или руководителю юридического отдела. Но в будущем все электронные документы, отправляемые в государственные органы, будут подписываться именной этим ЭЦП, так как он закрепляется за юридическим лицом как основной.
Что представляет собой электронная подпись
ЭЦП для юридического лица – это цифровой шифр. Он уникальный (не повторяется), не доступен для копирования, в операционную систему устанавливается в виде сертификата. Подписанный им электронный документ приравнивается к обычному бумажному, юридическая сила которого закреплена личной подписью и печатью организации, которая его и опубликовала.
В виду использования особого алгоритма шифрования электронных подписей подделать их не представляется возможным. И даже устанавливаемый в операционную систему сертификат не является полным файлом подписи, поэтому даже если ПК будет заражен вирусом – он не сможет «прочитать» ЭЦП, а тем более его скопировать.
Выдается ЭЦП для юр лиц в форме USB-токена и сертификата для установки в среду операционной системы. USB-токен визуально похож на флеш-накопитель, но внутри – не карта памяти, а специальная микросхема, на которую записывается информация в шифрованном виде. Стереть или заменить её без специализированного оборудования – не представляется возможным (и устройства, с помощью которых это можно сделать, в свободной продаже не встречаются).
Итого, цифровая подпись для юридических лиц – это особый код, с помощью которого заверяется авторство документа. ЭЦП сейчас также можно использовать для идентификации гражданина при входе на некоторые специализированные сайты, к примеру, портал Госуслуг.
Вариации ЭЦП для юридических лиц
В теории, любая вариация логин/пароля или кода из СМС-сообщения, используемого для идентификации пользователя на сайте, является электронной подписью. Но для создания электронных документов, которые имеют юридическую силу и отвечают спецификациям по ФЗ 63 применяется так называемая «усиленная» электронная подпись. Она бывает следующих типов:
- Неквалифицированная. Считается устаревшей вариацией усиленной электронной подписи для юридических лиц, представляет собой обычный шифр, который записывается в устанавливаемый цифровой сертификат. Но на текущий момент она действует и на портале Госуслуг, ею же можно подписывать электронные документы.
- Квалифицированная. Это своего рода вариация более защищенной подписи, где шифр создается на основе криптографического алгоритма, ключ дешифровки формируется аналогичным образом. Такая подпись считается более защищенной, но для её полноценного использования потребуется установить специализированную программу – КриптоПро (или плагин для браузера, если кому-то удобней работать с ЭЦП таким образом).
При оформлении неквалифицированной подписи заявитель в итоге получает 2 ключа – открытый и закрытый.
- Первый (открытый) используется для установки в операционную систему, для подписи документов, он содержит лишь базовую информацию о владельце подписи.
- Закрытый ключ не публикуется, его необходимо держать в тайне, так как с его помощью можно сгенерировать новый сертификат.
Где получить электронную подпись для юридического лица?
Как получить электронную подпись для юридического лица? Обращаться для этого нужно в специализированные удостоверяющие центры, аккредитованные со стороны Минкомсвязи. Таких организаций функционирует очень много, ознакомиться с их полным перечнем можно непосредственно на сайте Минкомсвязи. Стоит учесть, что не каждый такой центр выдает все типы подписей. Некоторые из них не предоставляют возможности получения USB-токена. Всю эту информацию потребуется самостоятельно уточнять непосредственно в удостоверяющем центре, в котором планируется получать электронно цифровую подпись для юридического лица.
Ещё нужно обратить внимание, что сейчас появилось большое количество посредников, также предлагающих получить ЭЦП. По сути, они просто берут заявку от юридического лица, а также доверенность, после – обращаются в удостоверяющий центр. Обращаться за их помощью не стоит. В лучшем случае – это будет банальная переплата за услугу, в худшем – электронную подпись они так и не изготовят. Поэтому обращаясь в любую организацию следует уточнять, включены ли они в список удостоверяющих центров от Минкомсвязи.
Ознакомиться со списком удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи можно здесь
Как выбрать удостоверяющий центр?
Выбор удостоверяющего центра выполняется представителем юридического лица на свое усмотрение. Но при сравнении нескольких УЦ следует акцентировать внимание на следующих факторах:
- какие подписи регистрирует УЦ;
- внесен ли УЦ в список аккредитованных (можно проверить на сайте Минкомсвязи);
- стоимость и срок изготовления ЭЦП;
- какие дополнительные услуги предоставляет УЦ.
Нередко удостоверяющие центры при обращении к ним навязывают дополнительные услуги, в которых заявитель не нуждается.
Для получения электронной подписи достаточно лишь подать заявку на оформление сертификата и изготовление USB-токена. От всего остального, в том числе и от информационной поддержки, можно отказаться (такое право закреплено законом).
Какие документы потребуются?
Для получения квалифицированной электронной подписи для юридического лица в удостоверяющий центр необходимо подать следующий пакет документов:
- копию паспорта;
- СНИЛС;
- доверенность от уполномоченного лица (если не он лично подает заявку);
- ИНН (также уполномоченного лица);
- выписка из ЕГРЮЛ (её срок действия – 30 дней с даты составления);
- постановление о внесении компании в ЕГРЮЛ;
- заявление по форме (образец выдадут в удостоверяющем центре по месту обращения).
К заявлению прикрепляют также чек, подтверждающий оплату услуг удостоверяющего центра. После этого заявка берется на рассмотрение, в случае, если представленный пакет документов полный, то её принимают в исполнение.
Абсолютно все удостоверяющие центры оставляют за собой право запрашивать любые другие документы для подтверждения личности заявителя, но только по письменному запросу (и выдавая расписку, если принимается оригинал документа, а не копия).
Если в качестве юридического лица выступает ООО, ОАО или ЗАО, то к пакету документов также добавляют протокол собрания, где и определили доверенное лицо, электронная подпись которого будет представлять всю организацию. Это потребуется даже в том случае, если руководствующий состав состоит всего из одного человека (исполнительного директора).
Сколько времени занимает изготовление ЭЦП?
В среднем, оформление ЭЦП для юридических лиц занимает от 1 до 4 рабочих дней.
Практически каждый удостоверяющий центр дополнительно предлагает услугу срочного изготовления электронной подписи, но за дополнительную плату. В этом случае цифровой сертификат выдается буквально через 1 – 2 часа после подачи заявки, USB-токен присылают спустя несколько дней. Но полученного ранее сертификата будет достаточно и для использования портала Госуслуг, и для регистрации участника в электронных торгах, аукционах.
Если же подавать заявку «онлайн», то на прохождение всех этапов оформления ЭЦП уйдет до 15 рабочих дней. По большей части срок зависит от того, как быстро почта или курьер доставят все необходимые документы.
Срок действия
Согласно действующих законодательных нормативов, усиленная ЭЦП для юридического лица действует в течение 12 месяцев с даты создания сертификата. Но если речь идет об использовании электронной подписи для регистрации в торгах, то ключ могут не принять даже в том случае, если до окончания срока действия осталось несколько месяцев. Причина – на момент завершения торгов или аукциона подпись уже будет недействительной. Поэтому следует уточнять, в какой период проводятся торги и, если необходимо, заблаговременно провести продление ЭЦП или выпуск новой подписи.
- Выпуск новой ЭЦП. После её регистрации ранее выданная подпись теряет свою юридическую силу. USB-токен деноминируется, подписанный им документ не будет признан действительным (хоть в свойствах документа может указываться, что сертификат – действующий).
- Продление действия ЭЦП. В большинстве случаев – более приемлемый вариант. А главное – недорогой, так как продление срока действия не подразумевает проведение замены USB-токена (а он, примерно, стоит 2 – 2,5 тысячи рублей).
Сейчас чиновники рассматривают возможность продления срока действия ЭЦП для юридических лиц до 18 или 36 месяцев. Но такая норма вероятней всего будет действовать тогда, когда неквалифицированные подписи будут полностью упразднены.
Где выдают ЭЦП?
Получение ЭЦП для юридических лиц производится в специальных пунктах выдачи. Некоторые удостоверяющие центры сотрудничают с курьерскими службами и предлагают доставку USB-токенов. Но данная услуга оплачивается отдельно.
Если по каким-то причинам заявитель не может лично забрать электронную подпись со всеми сопутствующими документами, то это может сделать доверенное лицо. При этом выдается запечатанный конверт, в котором указываются все детали договора и PIN-код, необходимый для установки сертификата в операционную систему на ПК. Распечатать его имеет право только тот гражданин, который и заказывал оформление электронной подписи.
Образец доверенности на получение ЭЦП можно скачать здесь.
Сколько стоит оформление ЭЦП для юридического лица?
Так как большая часть удостоверяющих центров – это частные организации, то они самостоятельно определяют стоимость изготовления ЭЦП. Тарифная сетка каждой такой компании существенно различается, поэтому итоговая стоимость изготовления подписи может варьироваться в диапазоне от 1 до 15 тысяч рублей.
Само оформление сертификата стоит примерно 1 тысячу рублей. Дополнительно уплачиваются:
- изготовление USB-токена (примерно 2 – 2,5 тысячи рублей);
- лицензия на КриптоПро (её можно приобрести самостоятельно непосредственно у разработчика ПО – это выйдет дешевле);
- услуги консультирования (примерно до 6 тысяч рублей);
- срочный выпуск ЭЦП (при необходимости, обойдется примерно в 4 – 7 тысяч рублей).
Рекомендуется все тарифы уточнять ещё до того, как оформить электронную подпись для юридического лица, итоговая стоимость обязательно указывается в подписываемом договоре с удостоверяющим центром.
Для чего нужна юридическому лицу ЭЦП?
Зачем нужна ЭЦП юридическому лицу? Вот лишь краткий список возможностей, которые она предоставляет:
- Закрепление авторства за документом. Подписанный с помощью ЭЦП электронный документ нельзя отредактировать (но можно создать его копию, доступную для редактирования, но такой файл уже будет без подписи).
- Взаимодействие с порталом Госуслуг. При использовании ЭЦП для входа снимаются все ограничения, которые имеются у тех пользователей, использующих связку логин/пароль. Чаще всего юридические лица используют электронную подпись для работы с ФНС и удаленной отправки финансовой отчетности.
- Регистрация в качестве участника в электронных торгах или аукционах. Это касается и федеральных площадок, где выставляются государственные тендеры.
- Получение доступа к специальным банковским сервисам. К примеру, в том же Сбербанке юридическое лицо с ЭЦП получает возможность управлять своим расчетным счетом, открывать дополнительные в иностранной валюте, регистрировать новые онлайн-кассы и так далее. С каждым днем все больше банков поддерживают работу с электронными подписями.
Переход на использование ЭЦП для юридического лица – это одна из простейших возможностей оптимизации бизнеса, снижения нагрузки на бухгалтерию.
Как использовать ЭЦП?
После получения электронной подписи первым делом необходимо установить созданный сертификат на рабочий ПК или ноутбук, которые и будут использоваться для входа на портал Госуслуг. Сделать это можно с помощью программы КриптоПро. Но данное приложение – платное. Можно обойтись и без него, установив плагин для браузера «КриптоПро CSP». Он доступен для большинства популярных интернет-обозревателей, включая:
- Chrome (и Chromium);
- Opera (на базе Chromium);
- Mozilla Firefox;
- Safari (только на MacOS);
- Internet Explorer (версии 8.0 и выше);
- Microsoft Edge (плагин для данного браузера находится на стадии бета-тестирования, поэтому он не всегда работает корректно).
Операционная система может использоваться любая, если в ней можно установить любой из вышеуказанных браузеров актуальной версии.
С помощью плагина можно не только подписывать документы или графические файлы, но и выполнять автоматический вход на сайты портала Госуслуг, интернет-страницы электронных торгов. Естественно, что при этом в компьютере или нотубуке при этом должен быть установлен USB-токен, но плагин также умеет работать и с цифровыми сертификатами, установленными с помощью КриптоПро. При его активации утилита самостоятельно покажет список всех установленных ключей и предложит выбрать необходимый для работы (для его задействования потребуется ввести PIN-код).
Кстати, при возникновении любых сложностей с установкой, настройкой или использованием ЭЦП за помощью можно обратиться в удостоверяющий центр, где и была оформлена подпись. Но информационная поддержка в большинстве из них – платная.
Заключение
Итого, что такое ЭЦП для юридического лица?
Это инструмент для создания электронных документов и верификации личности представителя организации при доступе на сайтах портала Госуслуг и площадках, где проводятся электронные торги. Чаще всего юр лица ЭЦП используют для взаимодействия с ФНС, получения выписок из ЕГРЮЛ, ЕГРИП без посещения представительства налоговой. Для получения доступа ко всем перечисленным возможностям потребуется именно усиленная квалифицированная электронная подпись, поэтому рекомендуется оформлять именно такой вариант ЭЦП.
