Электронная подпись для ИП дает возможность заверить документ и обеспечить его юридической силой, приравнивая к традиционному бумажному документу с личной подписью и печатью непосредственно руководителя. Они могут использоваться в электронном документообороте, в заверении авторства текстовых документов, а также при посещении государственных сайтов, поддерживающих работу с ЭЦП. Сюда же стоит добавить и участие в электронных торгах – для подтверждения любых операций там использование ЭЦП является обязательным. Как получить ЭЦП для торгов ИП, какие вариации электронной подписи вообще существуют? Какие документы для этого понадобятся и в какую сумму вообще обойдется создание цифрового идентификатора.
Назначение ЭЦП
Электронная подпись используется для подтверждения идентификации личности, а также подтверждения оригинальности, согласованности с владельцем ЭЦП информации из электронного документа. Файл, закрепленный электронный подписью, по юридическим нормам приравнивается к полноценному бумажному документу, соответственно, его могут принять и государственные контролирующие органы.
По сути, электронная подпись – это уникальный цифровой токен, который невозможно подделать, подменить или украсть из-за многоуровневой защиты. Такая подпись более защищена, нежели печать. И при этом каждому заявителю всегда присваивается свой уникальный идентификатор. Это также сделано для упрощения одновременно участия в электронных торгах целой группы предпринимателей. И при этом не имеет значения их текущее физическое местоположение. Работать с ЭЦП можно даже заграницей, личного присутствия заявителя на торгах не потребуется.
Виды электронных подписей для ИП
Электронная цифровая подпись для ИП бывает трех основных разновидностей:
- Простая. По сути – это связка «логин/пароль». Может использоваться для входа в цифровой терминал, для доступа к внутренним электронным документам предприятия. Даже вход в аккаунт той же электронной почты выполняется по простой подписи. Естественно, юридическая сила такого ЭЦП минимальна, она не гарантирует идентификацию личности, подделать её может кто-угодно. В документообороте такой вариант ЭЦП, как правило, не используется (по крайней мере, при работе с государственными сервисами фискальных служб).
- Усиленная неквалифицированная. Нередко её называют «базовой подписью», именно она повсеместно использовалась ранее в документообороте. Тем не менее, её достаточно для заверения документов, для участия в электронных торгах (что подтверждается 44 статьей ФЗ РФ).
- Усиленная квалифицированная. Является своего рода «модифицированной» версией неквалифицированной усиленной подписи. Ключевое отличие – это использование алгоритмов криптошифрования, с помощью которых подделать подпись не представляется возможным. Она же предоставляет доступ к абсолютно всем сервисам, где требуется электронная подпись, в том числе к государственным аукционам, тендерам.
Естественно, простую ЭЦП получать не нужно – её создают в процессе регистрации на сервисе, к которому необходимо получить доступ. А вот усиленные электронные подписи выдают только в специализированных аккредитованных центрах, зарегистрированных в Минкомсвязи (и полностью подчиняющихся данному органу).
В отдельную категорию стоит отнести простую цифровую подпись от «КриптоАРМ». По функционалу – это полный аналог традиционного ЭЦП, но без юридической силы. Такой ключ можно использовать для подписи каких-либо внутренних документов ИП или же для банального тестирования работы системы (актуально для тех, кто ранее с электронными ключами вообще не работал).
Как получить ЭЦП для ИП?
Получение электронной подписи для ИП возможно только через удостоверяющие центры, которые представляют собой посредника между индивидуальным предпринимателем и Минкомсвязи, где и создаются собственно ЭЦП (но напрямую в Минкомсвязи обращаться невозможно).
Соответственно, начать необходимо с выбора удостоверяющего центра, с которым ИП и будет сотрудничать. Таковых на сегодняшний день множество в РФ, отличия между ними минимальны. Стоит только уточнять, имеет ли удостоверяющий центр полномочия выдавать все вариации ЭЦП или только определенные (далеко не все имеют возможность регистрировать квалифицированные электронные идентификаторы).
Ознакомиться со списком всех удостоверяющих центров можно на официальном сайте Минкомсвязи, там же предоставлены контактные их контактные данные.
Список УЦ можно скачать здесь.
В большинстве из них заявку на создание электронной подписи можно подать непосредственно в режиме «онлайн». И каждый из них владеет множеством центров выдачи сертификатов. Некоторые из них вовсе сотрудничают с банками, поэтому сам USB‑токен впоследствии можно будет получить, к примеру, в ближайшем банковском отделении. Отправка сертификата через e-mail или иными каналами связи невозможна в целях безопасности (и такой функционал не предусмотрен, так как сертификат – это не совсем файл в прямом понимании, а специальный алгоритм).
Отличия между ЭЦП для ИП и юридического лица
Когда выдается электронная подпись для юридического лица, то сперва её получает представитель компании – уполномоченное лицо (в большинстве случаев – исполнительный директор или руководитель юридического отдела). И только после этого ЭЦП привязывается непосредственно к юридическому лицу.
Индивидуальный предприниматель же обходится без привязки, так как он – единоличный руководитель созданного предприятия. Соответственно, алгоритм оформления ЭЦП для ИП такой же, как и для физического лица. Единственное различие – потребуется выписка из ЕГРИП и свидетельство о регистрации ИП в установленной форме (со сроком её действия в 180 дней).
Какие документы необходимы для получения ЭЦП?
Необходимы следующие документы для получения ЭЦП для ИП подать в удостоверяющий центр:
- гражданский паспорт РФ (и копии всех страниц, на которых имеются записи или печати);
- заявление по форме удостоверяющего центра (образец можно взять непосредственно в центре или на их официальном сайте);
- нотариально заверенная копия свидетельства о регистрации индивидуального предпринимателя;
- выписка из ЕГРИП;
- доверенность (если заявителя представляет третье лицо).
После подачи документов заявитель получает счет-фактуру для оплаты услуги. После перевода средств – инициализируется процесс создания токена, на руки его выдают в течение 2 – 3 рабочих дней. Сам токен представляет собой USB-брелок, необходимый для установки сертификата в операционной системе семейства Windows.
На усмотрение удостоверяющего центра (УЦ), у заявителя могут запрашиваться и иные документы для окончательной идентификации личности, если в этом есть необходимость. Как правило, в разных УЦ требования к пакету документов несколько различаются.
Сколько стоит получение ЭЦП для ИП?
Цену за создание и регистрацию электронного ключа для ИП определяет администрация удостоверяющего центра. Зависит она от следующих факторов:
- разновидность регистрируемой подписи (неквалифицированная, квалифицированная);
- наличие дополнения в виде лицензии на использовании прикладного ПО Крипто-Про (только данная система сертифицирована в государственных органах, поэтому без данной программы невозможно полноценно использовать ЭЦП);
- срочность в изготовлении электронного ключа (в среднем, на это требуется 2 – 3 рабочих дня, но за дополнительную плату процесс можно существенно ускорить).
Срок действия электронной подписи
Согласно нормативам 44 ФЗ, срок действия усиленной электронной подписи составляет 12 месяцев с даты её регистрации. Весь этот период с её помощью можно подписывать электронные документы. Единственный нюанс связан с её использованием для участия в электронных торгах – за 2 – 3 месяца до окончания срока действия сертификат может не проходить проверку валидности. Связано это с тем, что некоторые из аукционов проводятся на протяжении 2 – 4 месяцев, при этом их необходимо подписывать единым ЭЦП (на одного заявителя). Соответственно, есть вероятность, что участник сделает ставку, а затем просто не сможет заверить итоговый контракт, так как его электронная подпись уже не будет действительна.
Как выйти из подобной ситуации? Продлить срок действия ЭЦП ещё на 12 месяцев. Все удостоверяющие центры предлагают такую услугу, обойдется она несколько дешевле, чем изготовление и регистрация нового цифрового ключа для ИП.
Бесплатная электронная подпись
Получить ЭЦП для ИП можно и бесплатно, но речь идет только о простой подписи, с помощью которой можно лишь заверить авторство электронного документа и отсутствие в нем правок. Для создания такого ЭЦП потребуется программа «КриптоАРМ», она полностью совместима с Microsoft Office.
Получение такой подписи для ЭЦП позволит лишь заверять электронные документы, используемые внутри компании. Для их последующей отправки, к примеру, в фискальные органы – она не подходит. Данный электронный ключ не имеет юридической силы, не признается в государственных органах, но полностью обеспечивает авторство и защиту созданного документа от редактирования (при попытке изменить содержание подпись удаляется). Она также подходит для документооборота с партнерами ИП (по предварительной договорённости, так как подписанный документ возможно будет открыть только при наличии открытого ключа доступа).
Сфера применения усиленного ЭЦП
Разобравшись с тем, как получить электронную подпись для ИП стоит узнать, где и как именно можно использовать ЭЦП.
- Банковская система. Сейчас многие банки предлагают совершать традиционные банковские переводы без личной подписи. В этом случае электронный документ заверяется именно с помощью ЭЦП. А это – упрощает ведение бизнеса в условиях, когда деятельность индивидуального предпринимателя прямо связана с IT.
- Госуслуги. Сейчас функционирует IT-портал госуслуг в РФ, но полноценно им пользоваться возможно только при наличии электронного цифрового ключа, с помощью которого и происходит идентификация личности. При наличии ЭЦП можно открыть ИП, подать заявку на регистрацию в налоговый орган, получить выписки по юридическим лицам и даже переоформить недвижимость. Без электронной подписи функционал портала существенно урезан.
- Торги и патенты. Сейчас все федеральные государственные тендеры выдвигаются через электронные торговые площадки. Принять участие в них можно без ЭЦП, но сделать ставку или же подписать контракт – не получится. Это касается и региональных коммерческих тендеров. Наличие ЭЦП позволяет расширить круг возможных партнеров для ИП или даже самостоятельно создать аукцион.
- Работа с налоговой. Для подачи отчетов или обновления регистрационных данных не потребуется лично посещать налоговую, все можно будет выполнить удаленно. Аналогично можно будет оплатить все страховые платежи, взносы в пенсионный фонд, получить справку о наличии/отсутствии задолженностей. А физическое лицо с ЭЦП буквально за несколько минут может получить статус ИП или даже юридического лица.
И последнее – наличие ЭЦП дает возможность полноценно работать удаленно. К примеру, оформлять договора и подписывать их вместе с контрагентом. Это – одна из самых удобных вариаций официальной работы для фрилансеров.
Заключение
Итого, как оформить электронную подпись для ИП? Обратиться в ближайший удостоверяющий центр с аккредитацией от Минкомсвязи. Рекомендуется получать именно квалифицированную усиленную подпись – с её помощью можно получить весь спектр услуг по электронному документообороту и участию в торгах, аукционах. Неквалифицированные могут не допускаться к использованию на определенных торговых площадках (особенно часто – на коммерческих аукционах). На получение ЭЦП потребуется всего 2 – 3 дня, срок действия ключа – 12 месяцев с даты регистрации.
Знать бы что осваивать, чтоб потом это
выстрелило)